Resposta rápida
Controle não é sinônimo de formulário. Registros e sistemas já utilizados podem sustentar o requisito quando são confiáveis, acessíveis e suficientes para a decisão e a evidência necessárias.
Quando um requisito pede controle, a resposta automática costuma ser criar um formulário. Mas o formato é apenas uma das possibilidades.
Comece pelo objetivo
Antes de escolher o registro, é preciso entender o que deve ser definido, verificado ou demonstrado. Um sistema já usado pela empresa, um registro de liberação ou uma informação integrada ao planejamento pode atender melhor do que uma nova planilha.
Duplicidade é um alerta
Se a equipe registra o mesmo fato em dois lugares, vale verificar por quê. Talvez um deles não tenha utilidade, talvez falte acesso ou talvez as finalidades sejam realmente diferentes.
Eliminar duplicidade não significa eliminar evidência. Significa escolher uma fonte confiável e assegurar que ela permaneça disponível e relacionada ao processo.
A pergunta antes de criar qualquer formulário é: quem usará esta informação e para qual decisão?