Resposta rápida
Muitas vezes a resistência aparece antes da implantação porque o PBQP-H já chega associado a formulários, regras repetidas sem origem clara e uma segunda rotina que ninguém quer alimentar. O primeiro trabalho não deveria ser criar controles: deveria ser separar requisito, hábito e aquilo que a empresa já faz bem.
A implantação ainda nem começou
A direção recebeu uma exigência. A engenharia já imagina novas planilhas. Compras lembra que alguém disse que agora existem regras diferentes. A qualidade começa a calcular quantos documentos terá de cobrar.
O PBQP-H ainda nem entrou na empresa — e já ganhou adversários.
Essa reação não deve ser ignorada. Parte dela nasce de experiências ruins, sistemas montados apenas para auditoria ou controles criados sem entender a operação.
Resistência também pode ser informação
Nem toda resistência significa que a equipe "não gosta de qualidade". Às vezes ela está apontando um problema real: duplicidade, falta de utilidade, linguagem distante da obra ou uma exigência interna apresentada como se fosse normativa.
Se o engenheiro diz que já controla determinada informação em outro sistema, a pergunta não é "como fazê-lo preencher nosso formulário?". A pergunta é: o controle existente atende ao objetivo e produz evidência confiável? Se sim, talvez o melhor sistema seja justamente não criar outro registro.
O que deveria acontecer primeiro
Uma implantação madura começa reconhecendo três coisas: o que já funciona, o que realmente é exigido e onde existe fragilidade.
O que já funciona deve ser preservado sempre que for suficiente.
O que existe apenas por hábito deve ser confrontado com a necessidade real.
O que falta precisa ser construído com quem executa o processo.
Isso reduz um erro comum: desenhar o "sistema da qualidade" separado da empresa real.
O PBQP-H não deveria criar uma empresa paralela
Quando compras trabalha de um jeito e "para o PBQP-H" registra de outro, quando a obra usa um controle e a auditoria recebe outro, ou quando a qualidade precisa correr atrás de evidências depois do fato, há duas empresas convivendo no mesmo lugar.
A certificação pode até acontecer. A gestão, porém, continua frágil.
A pergunta que vale fazer antes de criar qualquer novo formulário é simples: este controle entrará na rotina porque ajuda a empresa a trabalhar — ou existirá apenas para ser mostrado?